Privacyverklaring klanten / leveranciers

Uw privacy is belangrijk voor ons!

We willen uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren. 

1.    Wie zijn wij? 

Uw gegevens worden verwerkt door Tormans bvba, met maatschappelijke zetel in 2440 Geel, Liesdonk 5, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0473.051.578 en Tormans Management Engineers bvba, met maatschappelijke zetel te 2240 Geel, Liesdonk 5, ondernemingsnummer 0842.194.481 (hierna gezamenlijk genoemd ‘Tormans’) Binnen Tormans zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben. Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het volgende contactadres info@tormans.net.

 

2.    Welke persoonsgegevens verzamelen we?

2.1.    Gegevens die we rechtstreeks verzamelen

  • Om te weten wie u bent
    • Naam
    • Voornaam
    • ev. functie
  • Om u te contacteren
    • telefoonnummer
    • faxnummer
    • e-mailadres
  • Om te factureren of betalingen uit te voeren
    • bankrekeningnummer
    • BTW-nummer 

2.2.    Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen 

Wij verwerken soms publieke gegevens.

Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website, …  

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen en Graydon behoren hiertoe. 

2.3.    Wat u ons vertelt, kan worden verwerkt

Als u ons telefonisch contacteert, kan onze receptie uw voornaam en naam en uw telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening. 

2.4.    Gegevens met betrekking tot afgenomen diensten of leveringen kunnen worden verwerkt

Gegevens die wij noteren en die betrekking hebben op afgenomen diensten of leveringen, worden ook verwerkt, zoals welke diensten werden afgenomen, had u opmerkingen over de diensten of leveringen, verliep de dienstverlening / levering correct, hebben wij opmerkingen over de diensten of leveringen, …

 

3.    Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?

Naargelang van de situatie hebben wij bepaalde informatie van u nodig om bepaalde diensten te kunnen aanbieden. Hieronder kunt u per situatie nagaan waarom wij deze persoonsgegevens opvragen en waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt. 

Voor contactpersonen bij klanten of prospects bij een eerste contactname met ons 

Uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluit met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden. 

Dit is voornamelijk het versturen van informatie in het kader van:

  • uitwisseling m.b.t. het aanbieden van werknemers/zelfstandigen voor bepaalde projecten 
  • uitnodigingen en informatie voor opleidingen

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren. 

Wij behouden ons het recht voor om uw informatie te gebruiken voor markt- en tevredenheidsonderzoeken of voor de ontwikkeling van diensten en producten, eventueel door beroep te doen op onderaannemers.

Dankzij deze gegevens, kunnen wij u bovendien commerciële informatie over onze nieuwe diensten en producten, promoties, voordelen, enz. doorsturen via elektronische weg, via de post, via informatiebrochures of via andere wegen. Hiervoor zullen wij uw toestemming vragen.

Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van het visitekaartje

Indien u ons op de een of andere manier een visitekaartje heeft overhandigd, nemen wij u op in onze database. Wij gaan ervan uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database. 

Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt. 

Voor leveranciers

De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken. 

 

4.    Wie ontvangt uw persoonsgegevens? 

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen. 

Wij verwerken deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. 

Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren. 

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid. 

Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken en verwerken. Het gaat om de volgende ontvangers: 

  • accountants & consultants in het kader van fiscale ondersteuning
  • ICT-dienstverleners
  • zelfstandige consultants
  • juridische dienstverleners en advocaten

Uw persoonsgegevens kunnen voor het overige aan derden worden verschaft indien de onderneming daartoe verplicht is op grond van enige wet- of regelgeving of indien zij hiertoe genoodzaakt is in het kader van een gerechtelijke of buitengerechtelijke procedure.

 

5.    Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard? 

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 3 te verwezenlijken.  Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden (bv. voor facturen is dit 7 jaar). 

 

6.    Welke rechten kunt u uitoefenen om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen? 

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de rechten die u heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit overzicht en deze overeenkomst kan geen bijkomende rechten doen ontstaan dan deze voorzien in de AVG of in de WVP of eender welke andere wettelijke regeling inzake rechten in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons via info@tormans.net en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen. 

6.1.    U kunt uw gegevens inkijken

Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen. 

U heeft steeds de mogelijkheid om uw - door ons verzamelde en verwerkte - persoonsgegevens op te vragen en informatie te vragen over de verwerking ervan, met name over:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie uw persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
  • indien mogelijk: de periode gedurende welke uw persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
  • wanneer uw persoonsgegevens niet bij u worden verzameld: alle beschikbare informatie over de bron van de gegevens.

Wij kunnen echter geen toegang verlenen tot persoonsgegevens waarop een wettelijke beperking bestaat om deze ter kennis te geven.

Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).

U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld. 

6.2.    U kunt uw gegevens laten verbeteren

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, …), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

6.3.    U kunt uw gegevens laten verwijderen

In de volgende gevallen heeft u het recht om zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens kosteloos te laten wissen:

  • de verwerkte persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
  • u trekt de toestemming in en er bestaat geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
  • de verwerkte persoonsgegevens worden in het algemeen onrechtmatig werden verwerkt;
  • u maakt bezwaar tegen de verwerking en er bestaan geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking;
  • de verwerkte persoonsgegevens moeten worden gewist overeenkomstig een wettelijke verplichting.

6.4.    U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. 

Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang. 

6.5.    U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij 

Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

6.6.    U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt. 

Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld. 

6.7.    U kunt uw toestemming intrekken 

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen. 

6.8.    Uitschrijven op nieuwsbrieven en bijzonder verzetsrecht inzake direct marketing

U heeft eveneens de mogelijkheid om de ontvangst van informatiebrieven en andere commerciële informatie te weigeren door te klikken op de link ‘Uitschrijven’ die zich op elke toezending bevindt. 

Wanneer u het recht uitoefent om u te verzetten tegen de verzending van direct marketing, geldt dit slechts voor het opgegeven e-mail adres. Indien u commerciële boodschappen ontvangt op meerdere e-mail adressen, dan dient u zich evenveel keer uit te schrijven.

6.9.    Klachtrecht

Indien wij uw persoonsgegevens niet zouden verwerken in overeenstemming met de AVG en/of in overeenstemming met de WVP en haar uitvoeringsbesluiten, dan kunt u hiertegen een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (www.privacycommission.be) (binnenkort: de Gegevensbeschermingsautoriteit): Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel +32 2 274 48 00 commission@privacycommission.be.

Bij voorkeur worden eventuele problemen bij de naleving van de toepasselijke privacywetgeving eerst bij ons aangekaart. Dit kan door contact op te nemen met ons via info@tormans.net.

 

7.    Wijzigingen

Wij houden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.