Privacyverklaring werknemers en kandidaat-werknemers

Wij vinden uw privacy belangrijk! 

Binnen onze organisatie gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers. Deze privacypolicy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. 

 

1.    Wie contacteren in geval van vragen? 

Tormans bvba, met maatschappelijke zetel in 2240 Geel, Liesdonk 5 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0473.051.548 (KBO-nummer), en Tormans Management Engineers, met maatschappelijke zetel in 2240 Geel, Liesdonk 5 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0842.194.481 (KBO-nummer), zijn de Verantwoordelijken voor de verwerking van uw persoonsgegevens (hierna gezamenlijk genoemd ‘Tormans’). 

Tormans verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding. 

 

2.    Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) definieert een persoonsgegeven als volgt: 

“Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

Indien deze privacypolicy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de verordening. 

 

3.    Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van u als werknemer. 

Het betreft onder meer (geen limitatieve lijst): curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, foto’s en video’s (bijv. naar aanleiding van een personeelsuitstap), payrollinformatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, uw loon en loonfiches, de naam van een contactpersoon in geval van nood, evaluatieformulieren, gegevens over uw gezondheid, gegevens over verblijfsrechten of arbeidskaarten, gegevens over het gebruik van bedrijfsgoederen informatie over het aantal kinderen en de naam en voornaam van de partner, feedback van klanten en van referenties met betrekking tot uw prestaties en uw gedrag. 

Deze persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld:

  • Bij u zelf (via mondelinge, schriftelijke of elektronische weg). Tormans zal duidelijk aangeven of het verstrekken van deze persoonsgegevens verplicht is en wat de gevolgen zijn van het niet verstrekken ervan;
  • Via andere personen, voor zover die gerechtigd zijn om uw persoonsgegevens aan ons over te maken, zoals een hiërarchisch meerdere of collega’s, de arbeidsgeneesheer (bv. attest bij ziekte), klanten of derden;
  • Via referenties die u opgeeft, en waarvoor u de toestemming geeft om deze te contacteren;
  • Via klanten van Tormans waar u een opdracht uitvoert;
  • Internet, sociale media, controlesystemen (tijdsregistratie, camerabewaking, geolokalisatiesystemen, controle van e-mail en internet, …)

 

4.    Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Uw informatie wordt mits uw toestemming verwerkt met het oog op de aanleg van een verwervingsreserve.

Uw informatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en personeelsbeleid en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst, de naleving van wettelijke verplichtingen hieromtrent en het gerechtvaardigd belang van onze onderneming mbt een goede bedrijfsvoering en een goed personeelsbeleid.

De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer. 

Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang. 

Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming. De naam en voornaam van uw partner is noodzakelijk ingeval u uw partner en kinderen wenst aan te sluiten bij de hospitalisatieverzekering die wordt aangeboden. 

 

5.    Duur van de verwerking

1)    Kandidaat-werknemers

De persoonsgegevens van kandidaat-werknemers worden tot 3 jaar na het laatste kwalitatieve contact bewaard voor de wervingsreserve indien u toestemming heeft gegeven om deel uit te maken van deze wervingsreserve. Na het verstrijken van de termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies. 

De persoonsgegevens van kandidaat-werknemers worden tot 5,5 jaar na het laatste kwalitatieve contact bewaard, zelfs indien u geen nieuwe toestemming heeft veleend om deel uit te maken van de wervingsreserve. Uw gegevens worden evenwel niet langer bijgehouden in de wervingsreserve en u zal geen informatie over beschikbare functies meer ontvangen.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

2)    Werknemers

De persoonsgegevens van werknemers die effectief bij ons gewerkt hebben, worden tot 3 jaar na het einde van de laatste samenwerking bewaard voor de wervingsreserve indien u toestemming heeft gegeven om deel uit te maken van deze wervingsreserve. Na het verstrijken van de termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies. 

De persoonsgegevens van werknemers worden tot 5,5 jaar na het einde van de laatste samenwerking bewaard, zelfs indien u geen nieuwe toestemming heeft verleend om deel uit te maken van de wervingsreserve. Uw gegevens worden evenwel niet bijgehouden in de wervingsreserve en u zal geen informatie over beschikbare functies meer ontvangen.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

 

6.    Wat zijn uw rechten? 

a)    Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

U kan tevens informatie vragen over de verwerking ervan, met name over:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
  • indien mogelijk: de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
  • wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld: alle beschikbare informatie over de bron van de gegevens

b)    Recht op verbetering

Indien de persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan u steeds verzoeken om uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te wijzigen. Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft u het recht om het vervolledigen van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

c)    Recht op verwijdering 

In de volgende gevallen heeft u het recht om zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens door Tormans kosteloos te laten wissen:

  • de verwerkte persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
  • u trekt de toestemming in en er bestaat geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
  • de verwerkte persoonsgegevens worden in het algemeen onrechtmatig verwerkt;
  • u maakt bezwaar tegen de verwerking en er bestaan geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking;
  • de verwerkte persoonsgegevens moeten worden gewist overeenkomstig een wettelijke verplichting.

Persoonsgegevens die krachtens een wettelijke verplichting of krachtens de arbeidsovereenkomst of een andere overeenkomst, door Tormans verder moeten worden bewaard, kunnen niet verwijderd worden.

d)    Recht op beperking van het gebruik van persoonsgegevens

Indien uw persoonsgegevens onjuist zijn of onrechtmatig verwerkt worden of niet meer ter zake dienend zijn met het oog op het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens, maar indien u niet wenst dat deze gegevens worden verwijderd, dan kan u ook vragen dat Tormans deze persoonsgegevens voorlopig slechts op beperkte wijze verwerkt. 

Dit wil zeggen dat Tormans de persoonsgegevens bewaart en enkel nog verder zal verwerken mits toestemming daartoe of in het kader van een rechtsvordering of indien de verwerking nodig is voor de bescherming van de rechten van anderen of voor gewichtige redenen van algemeen belang.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken. 

e)    Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen voor zover de verwerking uitsluitend gerechtvaardigd is door de behartiging van gerechtvaardigde belangen van Tormans of een derde.

f)    Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

g)    Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

h)    Automatische beslissingen en profiling

U kunt zich steeds verzetten tegen volledig geautomatiseerde individuele besluitvorming (d.w.z. zonder menselijke tussenkomst) die op u betrekking heeft. 

Het verzet is niet mogelijk indien dit besluit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of is toegestaan bij wet, decreet of ordonnantie.

Indien de geautomatiseerde individuele besluitvorming noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of indien u uitdrukkelijk met deze besluitvorming heeft ingestemd, dan zal u nog steeds het recht hebben om een menselijke tussenkomst te vragen, uw standpunt over de besluitvorming uiteen te zetten en het besluit aan te vechten.

i)    Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met ons via personeel@tormans.net

j)    Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be. De meest actuele contactgevens vindt u op www.privacycommission.be.

Bij voorkeur worden eventuele problemen bij de naleving van de toepasselijke privacywetgeving eerst intern aangekaart. Dit kan door contact op te nemen via personeel@tormans.net. 

 

7.    Doorgifte aan derden 

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende ontvangers:

  • ons sociaal secretariaat SD-Worx met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en advisering inzake personeelsbeheer;
  • de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen
  • onze IT-provider en/of onze cloud-provider met als doel het beheren van uw account
  • de verzekeringsmaatschappij KBC voor het genieten van de voordelen van de hospitalisatieverzekering of andere verzekeringen; 
  • de provider voor het toekennen van maaltijdcheques Sodexo; 
  • dienstverleners inzake arbeidsrecht, sociale zekerheidsrecht, fiscaal recht en migratie;
  • de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid; sociale inspectiediensten (bv. Toezicht op Sociale wetten), de federale overheidsdiensten (FOD WASO, FOD Financiën, Fedris), belastingadministraties en overige overheidsdiensten
  • verzekeringsmaatschappijen, verzekeringsmakelaars en pensioenfondsen
  • leden van de vakbondsafvaardiging, leden van het Comité voor Preventie en bescherming op het werk, leden van de Ondernemingsraad, leden van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, de vertrouwenspersoon
  • representatieve werknemersorganisaties waarbij u bent aangesloten
  • leasingmaatschappijen
  • de arbeidsgeneesheer, controlegeneesheer en preventieadviseur
  • de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
  • instanties betrokken bij de sociale zekerheidsrechten en bij uw sociale rechten: de mutualiteit, het kinderbijslagfonds
  • het paritaire comité en de sectorale fondsen
  • de gerechtsdeurwaarder en gerechtelijke instanties
  • klanten, leveranciers en dienstverleners van de werkgever

Enkel noodzakelijk en relevant gegevens worden bezorgd aan deze ontvangers.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen. 

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Uw naam, voornaam, onze vertrouwelijke rapporten opgemaakt op basis van uw sollicitatie zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval u wordt voorgesteld voor een bepaalde functie. 

Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie. 

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen. 

 

8.    Doorgifte aan een derde land of een internationale organisatie

Uw persoonsgegevens worden door de werkgever niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt of doorgegeven.

Indien Tormans het voornemen heeft om uw persoonsgegevens door te geven aan een derde land of een internationale organisatie, zal zij u de volgende bijkomende informatie meedelen:

1)    Is er een adequaatheidsbesluit overeenkomstig artikel 45 van de AVG? 2)    Zo neen, welke zijn de passende en geschikte waarborgen en waar kan een kopie daarvan worden verkregen of waar kunnen ze worden geraadpleegd?

 

9.    Wijzigingen

Tormans behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.