Aankoper

Dit zijn je voornaamste taken:

Analyseren, vertalen en centraliseren van de behoeften van de interne klant naar een optimale oplossing rekening houdend met de strategie van de organisatie en met als doel de meest geschikte aankoopprocedure te kiezen en de bedrijfscontinuïteit te ondersteunen.
Afstemmen met, informeren en overtuigen van de interne klant en externe partijen om alle voorwaarden en mogelijkheden te onderzoeken en de volledige behoefte in kaart te brengen en te optimaliseren, eveneens door opmaken van en/of deelnemen aan aankoopcentrales.
Actief meewerken aan het verkrijgen van kwalitatieve en innovatieve oplossingen in lijn met het aankoopbeleid, de geldende reglementering en de marktsituatie.
Nakijken en verder uitschrijven van de administratieve en contractuele specificaties en zorgen dat de technische specificaties hiermee in overeenstemming zijn en deze corrigeren indien nodig

Selecteren van opdrachtnemers met als doel voor de organisatie de best mogelijke voorwaarden voor te stellen en te verkrijgen inzake prijs, kwaliteit en leverings- of uitvoeringstermijn en -modaliteiten.
Uitvoeren van marktonderzoek, beurs- en leveranciersbezoeken en spendanalyse
Zoeken naar en informeren en motiveren van nieuwe potentiële opdrachtnemers
Selecteren en contracteren van (nieuwe) opdrachtnemers.

Verzekeren dat de aankopen gebeuren volgens het aankoopbeleid, de bedrijfseigen afspraken en de geldende reglementeringen (bv: wet op de overheidsopdrachten, voorkomingsbeleid en algemene wetgeving zoals incoterms, GDPR, douane, btw,...) met als doel het aankoopproces volgens de vooropgestelde regels en planning te laten verlopen.
Implementeren en uitvoeren van de aankoopstrategie (inclusief categorie- en risicomanagement) en de aankopen / overheidsopdrachten / raamovereenkomsten.
Opvragen en analyseren, controleren en onderhandelen tot de beste prijs/kwaliteitsverhouding van de offertes in lijn met de administratieve en technische behoeften.
Voeren van de gunningsprocedure voor de verschillende opdrachten, opmaken van het aankooporder, contract of gunningsverslag op basis van de behoefte en het eventuele bestek en de (eventueel onderhandelde) offerte van de opdrachtnemer.

Opstarten en opvolgen van de levering en/of uitvoering van de diensten met als doel de organisatie te voorzien van grondstoffen, materiaal, uitrusting en/of diensten binnen de vooropgestelde voorwaarden.
Administratief/logistiek afhandelen van transporten in binnen- en buitenland.
Goedkeuren (tot 8500) en uitsturen aankooporder en/of gunningsbeslissing, het aanvangsbevel en uitvoeren van een administratieve kick-off samen met de interne klant en de opdrachtnemer
Opvolgen verzekerings- en eventuele andere attesten en borgstellingen

Opvolgen en evalueren van opdrachtnemers op vlak van hun geleverde goederen en/of prestaties en kwalificaties en de conformiteit met het aankooporder/bestek, op basis van de input van interne en externe partijen met als doel de planning en de kwaliteit van de leveringen, diensten en/of werken door externen te behouden of te verbeteren.
Op regelmatige basis afstemmen met en informeren van de interne klant
Opmaken en behandelen van klachten en boetes, uitvoeren van leveranciersevaluaties en deze communiceren naar de opdrachtnemers
De problemen indien nodig bespreken met de opdrachtnemers en deze mee opvolgen en oplossen.

Opnemen van administratieve en logistieke taken met als doel ondersteuning te bieden aan de organisatie.
Ingeven en onderhouden van data met betrekking tot artikels, opdrachtnemers, offertes, orders, orderopvolging, prijzen, contracten, verkoopsprijslijsten en verkopen van verpakkingsmaterialen aan externe klanten
Uitwerken van categorie-, vendor- en risicomanagement.
Aanleveren van rapporten aan de leidinggevende en de organisatie omtrent de stand van zaken van de aankoopdossiers.

Proactief signaleren, analyseren en aanpakken van problemen en het aankoopgedrag van de organisatie met als doel de voortgang van het aankoopproces en de kwaliteit en conformiteit ervan te garanderen.
Detecteren en oplossen van problemen in het aankoopproces.
Voorstellen en uitwerken van structurele aanpassingen en verbeteringen.
Toepassen en indien nodig bijsturen van bedrijfsspecifieke kwaliteits- en veiligheidsvereisten bij het aankoopproces.

Periodiek controleren van de inhoud, de geldigheid en de spend van de lopende contracten a.d.h.v. overleg met de interne klant met als doel de contracten af te stemmen op de behoeften van de interne klant.
Controleren en rapporteren van de contracten op basis van de planning en omvang.
Nagaan van de eventueel gewijzigde behoeften van de interne klant.
Aanpassen van de contracten in onderhandeling met de opdrachtnemer conform de geldende reglementering.

Dit zijn must-haves voor deze job:

– Bachelordiploma
– Attest van professioneel inkoper
– Ervaring met leveranciersselectie- en beheer
– Kennis van de wet op overheidsopdrachten is een must
– Ervaring met logistiek beheer van goederen en diensten
– Ervaring met het uitwerken van aankoopbeheer en – processen
– Zeer goede kennis Nederlands, Frans en Engels