Administrative Support Assistant

  • LE22495
  • Brussel
Solliciteren

Jouw talent hunter is Laila El Hajjouti

Doelstelling

Voor één van onze klanten is TORMANS momenteel op zoek naar een administratief support assistente.

Deze functie is op te nemen bij onze klant met hoofdzetel te Brussel.

Voornaamste taken

– Het regelen van reizen, visa, accommodatie en het beheren van uitgaven;
– Plannen van afspraken;
– Bedenken en onderhouden van kantoorsystemen, inclusief gegevensbeheer en archivering;
– Zorgt ervoor dat alle projectgerelateerde documentatie correct wordt geüpload in de repository voor toekomstige auditdoeleinden;
– Beheert de toegankelijkheid van de repository;
– Ondersteunen van de Project Manager in de compliance processen en projectuitvoering;
– Onderhoudt contacten met compliance- en inkoopteams om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke goedkeuringen en beoordelingen zijn geregeld;
– Werken met agentschappen, consultants en organisaties om te zorgen voor de follow-up van de vereiste processen en het regelen van contractondertekeningen;
– Samenwerken met juridische teams in geval van afwijkingen van de bedrijfsnormen inzake contractaangelegenheden;
– Ondersteuning bieden bij het opstellen en implementeren van standaard werkprocedures;
– Ondersteunen van de IMI (Innovative Medicines Initiative) Operations Lead bij het beheren van het interne platform voor IMI;
– Ervoor zorgen dat de laatste projectgegevens worden geüpload;
– Het koppelen van de maandelijkse IMI nieuwsbrief aan het platform;
– Ontwerpen, creëren en beheren van projectsubpagina’s;
– Beheert de toegankelijkheid van het platform;
– Onderzoekt en lost technische problemen op;
– Ondersteunen van het Europe Team;
– Ondersteunen van de European Patient Engagement Lead (organiseren van Europese netwerkbijeenkomsten, beheren van de distributielijst);
– Organiseren en bijwonen van bijeenkomsten en evenementen.

Profiel

– Bij voorkeur een bachelordiploma, eventueel in managementstudies, office management of gelijkwaardig door ervaring;
– 3-5 jaar ervaring in een internationale omgeving;
– Uitstekende vaardigheden op het gebied van timemanagement en het vermogen om prioriteiten te stellen;
– Dynamische, flexibele instelling, maar met een sterk oog voor detail en probleemoplossend vermogen;
– Sterke organisatorische vaardigheden met het vermogen om te multi-tasken;
– Het vermogen om specifieke instructies en procedures te begrijpen en op te volgen;
– Gevorderde kennis van en ervaring met MS Office tools (Excel, Word, Powerpoint, Outlook);
– Ervaring met het beheer van sharepoint sites: ontwerp, uploaden van gegevens, enz.;
– Zeer goede Nederlandse talenkennis en vaardig in Engels spreken en schrijven is een must.

Wat bieden wij?

Tormans investeert in jouw toekomst door een aanbod aan gepaste opleidingen, persoonlijke begeleiding tijdens de uitvoer van je projecten, advies en coaching op maat.

Onze projecten situeren zich bij de belangrijkste (inter)nationale bedrijven in verschillende sectoren waardoor je in aanraking komt met de modernste technieken en de meest uiteenlopende installaties zodat je je kennis en talent maximaal kan ontwikkelen.

Naast een contract van onbepaalde duur, met een aantrekkelijk salaris op maat, bieden wij tal van extralegale voordelen waaronder maaltijdcheques, een dagvergoeding, verplaatsingsvergoeding of firmawagen met brandstofvergoeding, hospitalisatieverzekering,…

Bij Tormans kan je rekenen op een professionele, persoonlijke en eerlijke no-nonsense aanpak.