Administrative Support (Senior)
Een mooie kans voor een talent als jij!
Bij Tormans krijg je een vast contract en toch veel variatie door onze uiteenlopende projecten. Loopt een project af? Dan zorgen wij voor een volgend boeiend project bij één van onze klanten. Freelance? Ook dan kan je bij ons aan de slag!
Je komt terecht in een familiaal, no-nonsens bedrijf waar jij op de eerste plaats komt. Gepaste opleiding, persoonlijke begeleiding, advies en coaching op maat. Uiteraard!
Jouw contactpersoon is
Tinne Goris
Je bepaalt zelf je traject
- Jobs die bij jou passen
- Doorgroeimogelijkheden
- Mooie kansen bij grotere spelers
- Variatie in opdrachten
- Ontwikkel je kennis en talent
Je krijgt onze steun
- Aantrekkelijk salaris
- Bedrijfswagen
- Maaltijdcheques, vergoedingen, ...
- Correcte en snelle administratie
- Persoonlijke begeleiding
Je verdient ook ontspanning
- Tormans Café
- Sinterklaasfeest
- Meet & Eat
- Familiedag
- Recepties
Werken bij Tormans? It's a match!
We zijn een grote speler waar de medewerkers centraal staan. We zijn een familiebedrijf en vinden het behouden van het familiale karakter, in alles wat we doen, héél belangrijk!
Wij zoeken een
Administrative Support (Senior)!
Als Senior Administratief Medewerker zorg je ervoor dat de dagelijkse werking van de afdeling vlot verloopt.
Je ondersteunt management, ingenieurs en operationele teams en bent een belangrijke schakel tussen interne en externe stakeholders.
Je komt terecht in een dynamische, technische omgeving waar jouw organisatietalent en proactieve aanpak het verschil maken.
Dit zijn je voornaamste taken:
Administratieve en organisatorische ondersteuning
– Beheren, structureren en opvolgen van administratieve documentatie.
– Coördineren van agenda’s, vergaderingen, seminaries en interne evenementen.
– Organiseren van reizen, hotelboekingen, videomeetings en vergaderzalen.
– Ondersteunen van seminaries, workshops en afdelingsactiviteiten, inclusief logistieke opvolging
– Aankoop- en contractbeheer
–
Opvolgen van aankoopaanvragen, bestellingen en leverancierscontacten.
– Controleren van facturen en administratieve verwerking via SAP en Ariba.
–
Ondersteunen van contractbeheer via tools zoals DocuSign en Contractify.
–
Bewaken van deadlines en administratieve compliance.
Stakeholder- en bezoekerscoördinatie
– Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
– Organiseren en begeleiden van bezoeken van klanten, leveranciers, scholen en universiteiten.
–
Coördineren van logistiek, veiligheidsregistraties en praktische ondersteuning.
Procesoptimalisatie
:
– Beheren en verbeteren van administratieve systemen en documentatie.
– Onderhouden van SharePoint, contactlijsten en interne databanken.
–
Actief bijdragen aan efficiëntere administratieve processen.
–
Toezien op de beschikbaarheid van kantoor- en projectmateriaal.
Daarnaast ondersteun je bij:
– Vervanging van collega’s tijdens afwezigheden.
– HR-gerelateerde administratie zoals onboarding en interne communicatie.
– Opvolging van tijdsregistratie en personeelsadministratie.
–
Continue verbetering van administratieve workflows.
Dit zijn must-haves voor deze job:
Ervaring en opleiding
– Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring.
–
Minstens 7 jaar relevante ervaring in een administratieve functie.
–
Ervaring binnen een industriële of technische omgeving is een sterke troef.
Technische vaardigheden
– Zeer goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel en PowerPoint).
– Ervaring met SAP, Ariba of vergelijkbare ERP- en aankoopplatformen.
– Affiniteit met digitale administratieve tools en procesbeheer.
Persoonlijke kwaliteiten
Sterk organisatorisch vermogen en uitstekende planningsvaardigheden.
Nauwkeurig en kwaliteitsgericht.
Sterke communicatieve vaardigheden.
Zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
Verantwoordelijkheidszin en eigenaarschap.
Discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
Talenkennis
Vlotte kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
Goede professionele kennis van het Engels.
